Mugikorretik onartutako aurrekontu bat, banatzailea iritsi aurretik atera behar den albaran bat edo bilera baterako ohar batzuk: bulegoetako inprimatze mugikorrari esker, premiazko dokumentu batek ez du itxaron behar norbaitek dagokion ordenagailua piztu arte. Ondo planteatuta, ez da inprimagailuaren funtzio gehigarri bat, baizik eta lana martxan mantentzeko modu praktiko bat.

Enpresa txiki, denda edo administrazio-talde baten helburua ez da bulegoa teknologiaz betetzea. Dokumentuak dagoeneko erabiltzen ari den gailutik inprimatu ahal izatea da kontua, konfigurazio ulergarri batekin, kostuak kontrolatuta eta kontsumigarriak behar direnean eskuragarri izanda.

Zer eskaintzen du bulegoetako inprimatze mugikorrak?

Smartphone edo tablet batetik inprimatzea bereziki erabilgarria da mostradorearen, biltegiaren, bilera-gelaren eta bulegoaren artean lan egiten denean. Mugikor batetik fakturak, frogagiriak, eskaerak, etiketa errazak, aurkezpenak edo PDF dokumentuak bidal daitezke, fitxategiak gailu batetik bestera transferitu gabe.

Taldearen lan-erritmoari eragiten dioten eten txikiak ere murrizten ditu, eten horiek pilatzen baitira. Saltzaile batek bilera batetik proposamen bat inprimatu behar badu, edo arduradun batek dokumentu bat tabletetik baimendu behar badu, inprimagailua ez da ordenagailu bakar baten mende egongo. Hori baliotsua da lanpostuak partekatzen diren bulegoetan, langile hibridoak dituztenetan edo noizean behin informazioa inprimatu behar duten bisitariak jasotzen dituztenetan.

Hala ere, inprimatzeko behar guztiak ez dira modu berean konpontzen. Egunean dokumentu gutxi batzuk inprimatzeko, haririk gabeko konexioa duen tintazko inprimagailu bat nahikoa izan daiteke. Kontratuak, txostenak edo albaranak maiz inprimatzen badira, laser-inprimagailu batek kudeaketa erosoagoa eskain dezake abiadurari eta errendimenduari dagokienez. Aukera bolumenaren, dokumentu motaren eta kolorea behar den ala ez kontuan hartuta egin behar da, ez mugikorretik inprimatzeko aukeraren arabera bakarrik.

Nola funtzionatzen du mugikorretik inprimatzeak?

Gaur egungo inprimagailu gehienek Wi-Fi konexioa eta ohiko sistema eragileekin bateragarriak diren inprimatze mugikorreko aukerak dituzte. Apple gailuetan AirPrint erabiltzen da normalean; Android gailuetan, berriz, inprimatze-zerbitzu integratuak, Mopria edo fabrikatzailearen berariazko aplikazioa erabil daitezke. Ez da beti beharrezkoa aplikazio bat instalatzea, baina erabilgarria izan daiteke tinta- edo toner-mailak kontsultatzeko, dokumentuak eskaneatzeko edo ezarpen gehigarrietara jotzeko.

Oinarrizko baldintza da mugikorrak eta inprimagailuak elkarrekin komunikatu ahal izatea. Bulego batean, ohikoena da biak Wi-Fi sare berera konektatzea. Zenbait ekipok Wi-Fi Direct ere onartzen dute: gailuaren eta inprimagailuaren arteko zuzeneko konexioa da, eta lagungarria izan daiteke sare orokorrerako sarbidea eman nahi ez denean. Aukera hori praktikoa da noizbehinkako erabilerarako, baina komeni da aztertzea nola kudeatuko den egunero hainbat pertsonak inprimatzen badute.

Erosi aurretik, begiratu ekipoaren fitxan iOSekin, Android-ekin eta zure negozioak erabiltzen duen inprimatze-sistemarekin duen bateragarritasun zehatza. Komeni da egiaztatzea, halaber, inprimagailuak PDF fitxategiak, bulegoko dokumentuak eta irudiak mugikorretik eroso inprimatzeko aukera ematen duen. Funtzio batek gutxi balio du teorian erabilgarri badago, baina konfigurazioak behin eta berriz egin behar badira edo ohiko formatuak mugatzen baditu.

Sareak uste baino garrantzi handiagoa du

Inprimatze mugikorreko gorabehera asko ez dira inprimagailuaren erruz gertatzen, sarearenagatik baizik. Wi-Fi seinale ahulak, gonbidatuentzako sare bereiziek edo pasahitza maiz aldatzeak gailuak ekipoa aurkitzea eragotz dezakete. Horregatik, inprimagailua estaldura ona duen leku batean jartzea eta baimendutako erabiltzaileek hasieratik zein sare erabiliko duten erabakitzea komeni da.

Bulegoak gonbidatuentzako sare bat badu, ez pentsa handik inprimatu ahal izango denik. Batzuetan, segurtasun-arrazoiengatik, saretik isolatuta egongo da. Egokiena sarearen kudeaketaz arduratzen den pertsonarekin edo hornitzailearekin irtenbide bat zehaztea da, batez ere fakturak, bezeroen datuak edo barne-dokumentuak erabiltzen direnean.

Aukeratu inprimagailua benetako erabileraren arabera

Aukera egokia egiteko, galdera erraz bat egin behar da: zer inprimatuko da mugikorretik, eta zenbateko maiztasunarekin? Aurrekontuak, komunikazioak eta testu-dokumentuak zuri-beltzean sortzen dituen bulego baten beharrak ez dira koloretako probak berrikusten dituen estudio batenak edo tiketak eta barne-oharrak inprimatzen dituen denda batenak.

Bolumen ertainetarako eta grafikoak edo koloreak dituzten dokumentuetarako, tintazko inprimagailu bat aukera ona izan daiteke. Erabilera askotarikoa eskaintzen du, eta erabilgarria da ikusizko kalitateak garrantzia duenean. Inprimatze-erritmoa handia bada eta testu-dokumentuak nagusi badira, laser-inprimagailu bat egokiagoa izan ohi da, arinagoa delako eta toner-kartutxoek errendimendu ona dutelako.

Eskuzko lana saihesten duten funtzioak ere kontuan hartu behar dira. Alde bietatik automatikoki inprimatzeak barne-txostenetan paper-kontsumoa murrizten du. Elikagailu automatiko batek hainbat orri eskaneatzea errazten du, nahiz eta inprimatze mugikorrean zuzenean eraginik ez izan. Eta edukiera nahikoa duen paper-erretilu bati esker, inprimatzen ari denak ez du papera berriz jarri beharko lan baten erdian.

Ez du merezi erabiliko ez diren prestazioengatik ordaintzeak, baina ez da oinarrizko modelo bat aukeratu behar taldeak hainbat pertsonaren artean partekatu behar badu. Mugikorrerako konexioa duen inprimagailua bulegoko egunerokoan txertatu behar da, ez beste itxarote-puntu bat bihurtu.

Konfiguratu zerbitzua edonork erabili ahal izan dezan

Abian jartzea ez litzateke pertsona bakar baten mende egon behar. Inprimagailua sarera konektatu ondoren, egin proba bat Android mugikor batetik eta iPhone batetik, bulegoan bi sistemak erabiltzen badira. Inprimatu PDF bat, dokumentu bat eta irudi bat, premiazko beharrik sortu aurretik mugak antzemateko.

Lagungarria da ekipoaren ondoan edo barne-dokumentu batean argibide laburrak uztea: inprimagailuaren izena, zer sare erabili behar den, mugikorretik nola hautatu eta agertzen ez bada zer egin. Ez da eskuliburu tekniko luze bat behar. Lau argibide argik deiak eta alferrikako probak murrizten dituzte.

Konfiguratu, halaber, zentzuzko ezarpen lehenetsi batzuk. Barne-dokumentuetarako, zuri-beltzean eta alde bietatik inprimatzeak gastua murriztu ohi du. Kolorea merkataritza-materialetarako, aurkezpenetarako edo benetan balioa eransten duten dokumentuetarako gorde daiteke. Erabaki horrek eragin handiagoa du kostu osoan, gutxi erabiltzen diren funtzio asko dituen soluzio mugikor bat bilatzeak baino.

Segurtasuna eta dokumentuen kontrola

Erosotasunak ez du dokumentu sentikorrik inprimagailuaren irteera-erretiluan agerian utzi behar. Nomina, bezeroen informazioa, kontratuak edo finantza-datuak inprimatzen badira, komeni da oinarrizko arauak ezartzea: sare babestua erabiltzea, gonbidatuen sarbidea mugatzea eta dokumentuak inprimatu bezain laster jasotzea.

Lan-inguruneetarako diseinatutako inprimagailu batzuek kode bidezko inprimatze- edo inprimatze-lanak askatzeko aukerak dituzte. Erabilgarriak izan daitezke hainbat erabiltzaile edo igarobideko gune dituzten bulegoetan, nahiz eta negozio guztietan ezinbestekoak ez izan. Talde txiki batean, jarraibide argiak eta inprimagailua leku egokian jartzea nahikoa izan daitezke.

Gainera, eguneratuta eduki softwarea edo firmwarea fabrikatzaileak hala gomendatzen duenean, eta aldatu administraziorako pasahitz lehenetsiak, ekipoak halakorik erabiltzen badu. Neurri erraz horiek baimenik gabeko sarbideak eta konexio-arazoak saihesten laguntzen dute.

Kontsumigarriak: esperientzia zehazten duen kostua

Inprimatze mugikorra erosoa izateko, inprimagailua prest egon behar da behar denean. Premiazko eskaera baten erdian tinta edo tonerrik gabe geratzeak bat-batean ezabatzen du konektibitatearen abantaila oro. Horregatik, inprimagailua aukeratzean, egiaztatu zer kartutxo erabiltzen dituen, gutxi gorabehera zer errendimendu duten eta berriro eskuratzea erraza den.

Kontsumo erregularra duten bulegoetan, ordezko tinta-kartutxo edo toner bat izateak geldialdiak saihesten ditu. Kalitatezko kontsumigarri bateragarriak aukera praktikoa dira inprimatze-gastua murrizteko bateragarritasun egokiari uko egin gabe, betiere inprimagailu-modeloari dagokion erreferentzia zehatza hautatzen bada. Ekipoaren modeloaren edo kartutxo-zenbakiaren arabera bilatzeak erosketa-akatsak murrizten ditu.

Paperak ere badu eragina. Bulegoko paper arrunta egokia da fakturetarako, zirriborroetarako eta eguneroko txostenetarako; aurkezpenetarako edo merkataritza-komunikazioetarako, berriz, beste gramaje edo akabera bat behar izan daiteke. Erabileraren araberako euskarria hautatzeak emaitza koherenteak lortzen eta material desegokiek eragindako trabak saihesten laguntzen du.

Prinkweb-en, inprimagailu-modeloaren araberako bilatzaileari esker, bulegoko jardunari eusteko kartutxo edo toner bateragarriak eta originalak azkarrago aurki daitezke. Ordezkapena behin eta berriz egin behar denean, erreferentzia zuzena identifikatuta izateak eskaera bakoitza errazten du.

Saihestea komeni den ohiko akatsak

Lehen akatsa Wi-Fi duelako bakarrik inprimagailu bat erostea da. Haririk gabeko konexioak ez du bermatzen mugikorretik erraz inprimatuko denik: bateragarritasuna, erabilgarri dauden aplikazioak eta sareko partekatzea egiaztatu behar dira. Bigarren akatsa, berriz, inprimagailua presaka instalatzea eta taldeak benetan erabiltzen dituen gailuetatik probarik ez egitea da.

Hileroko inprimatze-bolumena aintzat ez hartzea ere ohikoa da. Noizbehinkako erabilerarako diseinatutako inprimagailu bat motz gera daiteke eskaerak eta dokumentazioa egunero inprimatzen dituen bulego batean. Alderantziz, behar baino gaitasun handiagoko ekipo batek neurriz kanpoko inbertsioa ekar diezaioke astean orri gutxi batzuk baino inprimatzen ez dituen autonomo bati.

Azkenik, ez utzi kontsumigarriak ordezkatzea azken kartutxorako. Tinta, toner eta paperaren oinarrizko kontrola eginez gero, eskaerak aurreikus daitezke eta premiazko lan bat bidalketa baten mende egotea saihestu. Espainia penintsularrean, bidalketa azkarreko aukerak izateak lasaitasuna ematen du, baina aldez aurretik planifikatzea izango da beti lana ez eteteko modurik onena.

Mugikorreko inprimatzerik onena ez da botoi edo aplikazio gehien dituena, baizik eta eskuragarri dagoen gailutik dokumentu zuzena bidali eta itxaron gabe jasotzeko aukera ematen duena. Inprimagailua, sarea, papera eta kontsumigarriak bulegoaren benetako erritmora egokituta badaude, erosotasun hori egunero nabaritzen da.